O que é o sistema EXTRANET FRETAMENTO e por que ele é obrigatório?
Após obter o Certificado de Registro junto à ARTESP, a empresa habilitada a operar no fretamento intermunicipal assume uma obrigação contínua: comunicar previamente todas as viagens realizadas. Essa comunicação é feita por meio do sistema EXTRANET FRETAMENTO, um aplicativo desktop fornecido pela Agência Reguladora.
A exigência está consolidada na Portaria ARTESP nº 05/2002 (Portaria DRG/DPL nº 05, de 1º de julho de 2002) e detalhada no Manual do Usuário do Sistema EXTRANET FRETAMENTO da ARTESP. O sistema funciona como uma ferramenta de fiscalização e segurança: ao informar a lista de passageiros, origem, destino e horário, a Agência consegue verificar a regularidade da operação e, em casos de acidentes, identificar rapidamente as pessoas a bordo.
Requisitos para instalação do aplicativo
O EXTRANET FRETAMENTO é um aplicativo local que deve ser instalado em um computador da empresa. Os requisitos mínimos são:
💻 Sistema Operacional
Windows (em português), preferencialmente versões mais recentes.
🌐 Conexão com Internet
Necessária para o processo de sincronização dos dados com a ARTESP.
🔐 Credenciais de Acesso
Login e senha fornecidos pela ARTESP no momento do registro da empresa.
O download do instalador e o manual do usuário estão disponíveis na área de Extranet do site da ARTESP. Após a instalação, é fundamental manter o aplicativo atualizado, pois novas versões são liberadas periodicamente.
Passo a passo: como comunicar uma viagem
O procedimento varia conforme a modalidade de fretamento. Veja abaixo as orientações para cada caso, conforme o Manual do Usuário do Sistema EXTRANET FRETAMENTO.
🚌 Fretamento Eventual
No fretamento eventual, cada viagem é um contrato específico e deve ser comunicada individualmente. O fluxo dentro do sistema é:
- Acesse o módulo “Fretamento” e selecione a opção “Fretamento Eventual”;
- Cadastre o contrato: informe os dados da empresa contratante, o veículo que será utilizado, o itinerário e o horário de saída;
- Insira a lista de passageiros: o sistema disponibiliza um modelo de planilha. É obrigatório utilizar esse modelo para importar os nomes e RGs. Não é permitida a digitação de números ou sinais gráficos nos nomes (limite de 45 caracteres); o campo RG é obrigatório para maiores de idade (limite de 12 caracteres, exceto quando assinalado “Menor de Idade”)[reference:0];
- Finalize a digitação: ao clicar em “Incluir”, o sistema dispara validações. A viagem deve ter ao menos um passageiro; a data não pode ser retroativa; o horário não pode ser inferior ao atual; e o município de origem e destino não podem ser os mesmos nem pertencer à mesma Região Metropolitana[reference:1];
- Realize a sincronização: este é o passo mais crítico. A sincronização com a ARTESP deve ser feita com no mínimo 1 hora de antecedência em relação ao horário de saída do veículo. Exemplo: viagem marcada para às 13:00, a sincronização deve ocorrer até às 12:00. Após esse prazo, o sistema bloqueia o envio com a mensagem “A data da viagem excede o horário limite para envio dos dados”[reference:2].
🔄 Fretamento Contínuo
No fretamento contínuo (transporte de funcionários, por exemplo), o procedimento é diferente: em vez de uma comunicação por viagem, a empresa cadastra o Comunicado de Contratação de Serviço, que tem vigência de até 12 meses. Se o contrato com o cliente tiver validade superior, o cadastro deve ser atualizado anualmente, mediante comprovação de prorrogação[reference:3].
Dentro do sistema, selecione o tipo de contrato “Contínuo” e preencha as abas de dados da empresa contratante e do contrato de serviço. A sincronização também deve ser realizada, garantindo que o comunicado esteja válido antes do início das operações[reference:4].
Prazos e validade das comunicações
| Modalidade | Prazo para comunicação | Validade do Comunicado |
|---|---|---|
| Fretamento Eventual | Até 1 hora antes da saída do veículo | Vinculado à viagem específica |
| Fretamento Contínuo | Cadastro prévio do contrato | Até 12 meses, com atualização anual se necessário |
É importante destacar que a ARTESP realizou consultas públicas para alterar o prazo do fretamento eventual para 48 horas, mas a regra vigente e operacionalizada pelo sistema continua sendo a antecedência mínima de 1 hora, conforme o Manual do Usuário[reference:5].
Documentos obrigatórios a bordo do veículo
Durante a viagem, o motorista ou responsável deve portar, obrigatoriamente:
- Comunicado de Viagem gerado pelo EXTRANET (impresso ou digital), contendo dia, horário, origem, destino e lista de passageiros;
- Nota Fiscal do serviço de fretamento;
- Lista de passageiros com identificação (nome e RG);
- Para fretamento contínuo: cópia do contrato e do Certificado de Registro da empresa.
Consequências do não cumprimento
O descumprimento das obrigações de comunicação sujeita a empresa às sanções previstas no Decreto nº 29.912/89, que incluem:
- Retenção do veículo até a resolução da irregularidade;
- Suspensão do veículo dos cadastros da ARTESP até que as pendências sejam sanadas;
- Transbordo de passageiros com custo integral para a empresa;
- Multas e outras penalidades regulamentares.
Além disso, a empresa pode ter seu registro suspenso ou cassado em casos de reincidência ou infrações graves.
Perguntas frequentes (FAQ)
1. Posso comunicar a viagem pelo site da ARTESP em vez do aplicativo?
Não. O EXTRANET FRETAMENTO é um aplicativo desktop que precisa ser instalado na máquina da empresa. A comunicação é feita localmente e depois sincronizada com os servidores da ARTESP via internet.
2. O que acontece se eu perder o prazo de 1 hora?
O sistema bloqueia a sincronização e exibe a mensagem “A data da viagem excede o horário limite para envio dos dados”. A viagem não poderá ser comunicada e o veículo estará irregular para circular[reference:6].
3. A lista de passageiros pode ser alterada após a sincronização?
Alterações na lista são limitadas. Para fretamento contínuo, o limite é de 10% do total (máximo de 40 alterações). Para fretamento eventual/turístico, até 20%.
4. Preciso comunicar viagens de fretamento contínuo todos os dias?
Não. No fretamento contínuo, a comunicação é feita por meio do Comunicado de Contratação de Serviço, com vigência de até 12 meses. Não é necessário um comunicado por viagem diária, desde que o contrato esteja válido no sistema.
5. O Comunicado de Viagem pode ser digital?
Sim, desde que seja legível e possa ser apresentado aos agentes de fiscalização. No entanto, é recomendável manter uma via impressa a bordo para evitar problemas em locais sem conectividade.
